Kurz gesagt: Wir haben Lexware Office per Public API mit Notion, Slack und Drive verbunden. Wird ein Angebot angenommen, entstehen innerhalb weniger Sekunden automatisch ein Rechnungsentwurf, eine Notion-Projektseite, eine Slack-Benachrichtigung und die Kickoff-Vorbereitung.
Wer mit Lexware automatisieren will, findet in der Public API einen guten Ausgangspunkt. In diesem Beispiel haben wir uns den Prozess unmittelbar nach einer Angebotsannahme angeschaut: Rechnung erstellen, Projektseite anlegen, Ordner in Drive, Nachricht ans Team, Kickoff-Termin blocken. Wird es direkt gemacht, dauert es 15 Minuten. Macht man es nicht sofort, fehlt schnell die Hälfte und das Nacharbeiten kostet dann soagr noch mehr Zeit.
Diese Kette hat sich vollständig automatisieren lassen, mit der Lexware Office API und Schnittstellen zu den anderen Programmen. Mehr zum Grundprinzip, bestehende Systeme zu erhalten und gezielt zu erweitern, lesen Sie im Artikel Automatisierung ohne Systemwechsel.
Was ist Lexware-Automatisierung? (Definition)
Lexware-Automatisierung bedeutet: wiederkehrende Aufgaben aus Lexware Office heraus durch direkte Verbindungen zu anderen Systemen im Hintergrund laufen lassen. Statt Daten manuell zwischen Buchhaltung, Projektmanagement und Kommunikationstools zu kopieren, übernimmt eine Schnittstelle den Datenaustausch.
Die technische Grundlage ist die Lexware Office Public API: eine offene REST-Schnittstelle, über die externe Programme Daten aus Lexware lesen und schreiben können. Ab Version XL verfügbar, laut Lexware ohne zusätzliche Kosten.
Was über die Lexware Office API wirklich geht
Die API deckt die meisten Aufgaben ab, die im Tagesgeschäft regelmäßig anfallen.
Gut automatisierbar:
- Kontakte anlegen, aktualisieren und mit CRM oder Projektmanagement synchron halten
- Angebote und Rechnungen erstellen, als Entwurf speichern oder direkt finalisieren
- Offene Posten und Fälligkeiten abfragen
- Belege hochladen, kategorisieren und gezielt abrufen
- Zahlungseingänge auslesen und in andere Systeme spiegeln
- Angebotsstatus abfragen und als Trigger nutzen
Eingeschränkt automatisierbar:
- Komplexe Buchungssätze (erfordern oft manuelle Prüfung)
- Lohnabrechnung (separates System, keine API-Anbindung)
- DATEV-Export (Timing-Einschränkungen) Was sich wirklich auszahlt, ist weniger eine technische als eine betriebswirtschaftliche Frage: Prozesse, die mehrmals pro Woche gleich ablaufen und Daten zwischen mehreren Systemen bewegen, sind die richtigen Kandidaten. Einmalige oder stark individuelle Aufgaben bleiben besser manuell.
Der Use Case: Angebotsannahme bei einer Dienstleisterfirma
Sobald ein Angebot in Lexware auf „angenommen" wechselt, läuft die Kette automatisch:
- In Lexware wird ein Rechnungsentwurf erstellt, bewusst nicht finalisiert, damit jemand vor dem Versand drüberschaut.
- In Notion entsteht eine Projektseite mit Kundendaten, Auftragsvolumen und Verlinkung zur Rechnung.
- In Slack geht eine Benachrichtigung an den Team-Channel.
- Im Hintergrund werden Drive-Ordner und Kickoff-Termin vorbereitet. Die Schritte 1 bis 3 sind in der Demo echt per API angebunden. Schritt 4 läuft als Platzhalter. In einem echten Projekt wird das passend zur vorhandenen IT-Landschaft angebunden, je nachdem ob Google Workspace, Microsoft 365 oder etwas anderes im Einsatz ist.
Wie das in der Praxis aussieht
Ausgangspunkt ist ein normales Angebot: Musterfirma GmbH, „Website Setup", 2.345 Euro netto.
In der Demo startet der Ablauf manuell per Terminal. In Produktion übernimmt das ein Webhook, der anspringt sobald sich der Angebotsstatus ändert.
Nach gut vier Sekunden ist alles vorbereitet.
In Lexware liegt der Rechnungsentwurf bereit. Alle Positionen übernommen, Betrag stimmt, Status bleibt auf Entwurf. Raus geht sie erst nach manueller Freigabe.
In Notion ist die Projektseite da. Kundenname, Volumen, Status, Verlinkung zur Rechnung, in vier Sekunden statt drei Minuten.
In Slack liegt die Benachrichtigung. Niemand muss mehr fragen ob das Angebot eigentlich angenommen wurde.
Jeder Schritt, der ohnehin passieren muss, passiert. Vollständig, konsistent, sofort.
Was das konkret einspart
Pro angenommenen Angebot sind es 10 bis 20 Minuten, die wegfallen. Bei zwei angenommenen Angeboten pro Woche summiert sich das auf rund 25 Stunden im Jahr.
Der zweite Effekt ist schwerer zu messen, aber genauso real: Wenn der Prozess manuell läuft, wird er verschoben. Die Projektseite entsteht zwei Tage später, der Drive-Ordner wird erst angelegt wenn man ihn braucht, der Slack-Post fällt komplett weg. Irgendwann fragt jemand „Wo war das nochmal?" und dann fehlt es auf einmal.
Automatisierung dieser Art rechnet sich ab rund 50 bis 100 Vorgängen pro Jahr. Das sind etwa zwei angenommene Angebote pro Woche. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern wie oft der Prozess vorkommt.
Zwei Wege zur Umsetzung
No-Code-Plattformen (n8n, Make, Zapier)
Workflows per Drag-and-Drop, Lexware-Connectoren entweder offiziell oder über generische HTTP-Module. Schnell aufgesetzt, auch ohne Entwicklerteam nutzbar. Funktioniert gut für einfache Verbindungen zwischen zwei oder drei Systemen. Wird es komplexer, etwa mit eigener Berechnungslogik, Freigabeprozessen oder mehreren Systemen gleichzeitig, stoßen visuelle Flows schnell an ihre Grenzen.
Custom Code
Mehr Aufwand am Anfang, mehr Kontrolle danach. Fehlerbehandlung, Retry-Logik und Monitoring lassen sich sauber umsetzen. Und der Code gehört dem Unternehmen, nicht einer Plattform.
Als Faustregel: Zwei bis drei Systeme, überschaubare Logik, dann reicht No-Code. Mehrere Systeme, eigene Businesslogik, höhere Zuverlässigkeitsanforderungen, dann lohnt sich Custom Code. Eine Einordnung zu Budgets und Aufwand gibt der Artikel Was kostet Prozessautomatisierung.
Was die Demo zeigt und was nicht
Die Demo belegt, dass die Orchestrierung über mehrere Systeme hinweg funktioniert und dass die Lexware API offen genug dafür ist.
Was sie nicht zeigt: die Webhook-Infrastruktur für den Produktivbetrieb, Monitoring und Fehlerbehandlung für den Dauerbetrieb, und die Feinabstimmung auf interne Prozesse. Darin steckt der eigentliche Aufwand eines echten Projekts. Nicht im Code selbst, sondern in den Entscheidungen drumherum: Wie heißen die Ordner? Wer bekommt den Slack-Post? Wer gibt die Rechnung frei?
Die Demo zeige ich gerne live in einem Gespräch — von der API-Anbindung bis zur Slack-Nachricht. Wenn Sie überlegen, ob ein ähnliches Setup bei Ihnen Sinn macht, schicken Sie mir gerne eine Mail an matthis@coreventa.de. In etwa 30 Minuten klären wir, was sich in Ihrem System automatisieren lässt und was nicht.
FAQ: Häufige Fragen zur Lexware-Automatisierung
Ab welcher Lexware-Version funktioniert das?
Ab Version XL, laut Lexware kostenfrei. Die kleineren Versionen (S, M, L) haben keinen API-Zugang. Wer testen möchte: XL-Testaccount ist 30 Tage kostenlos.
Welche Tools kommen infrage?
Für einfache Verknüpfungen reichen Make oder n8n. Für komplexere Workflows lohnt sich Custom Code. Zapier hat bei Lexware weniger Tiefe als die anderen beiden.
Wie lassen sich Rechnungen automatisch erstellen und versenden?
Die API legt Rechnungen entweder als Entwurf oder direkt finalisiert an. Bewährt hat sich der Entwurfsweg: jemand schaut drüber, bevor sie rausgeht. So bleibt die Kontrolle im Haus.
Kann ich Lexware mit Excel verbinden?
Ja. Die API liefert JSON-Daten, die sich über n8n oder Make in Excel schreiben lassen. Alternativ exportiert Lexware selbst CSV. Für automatische Synchronisation ist der API-Weg zuverlässiger.
Was passiert wenn ein System nicht erreichbar ist?
In einem produktiven Setup braucht es eine Warteschlange die fehlgeschlagene Schritte automatisch wiederholt, und eine Benachrichtigung falls der Fehler länger bestehen bleibt.
Ist das DSGVO-konform?
Die Lexware API selbst ist DSGVO-konform. Entscheidend ist wohin die Daten fließen. Bei Drittanbieter-Tools wie Make, Zapier oder Slack sollten Serverstandort und Auftragsverarbeitung geprüft werden. Bei Custom Code auf einem eigenen Server liegt die Hoheit vollständig beim Unternehmen.